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Workshops

Wie man hybride Meetings und Workshops perfekt moderiert

An hybrider Arbeit gibt es viel zu lieben, aber sie ist nicht ohne Herausforderungen. 

Hybride Meetings und Workshops können besonders knifflig sein und erfordern eine sorgfältige Planung, eine solide Einrichtung und erstklassige Moderationsfähigkeiten.

Wie überbrücken Sie also die Lücke zwischen Remote- und persönlichen Teilnehmern? 

Wir zeigen Ihnen wie. Sie können dies als Ihren vollständigen und ultimativen Leitfaden für den Erfolg von Hybrid-Workshops betrachten , der alle Schritte, Tools und Tipps enthält, die Sie benötigen. 

  1. Was ist ein hybrides Meeting oder Workshop?
  2. Was sind die größten Herausforderungen bei der Durchführung eines hybriden Meetings oder Workshops?
  3. Wie man ein erfolgreiches hybrides Meeting oder einen Workshop durchführt
  4. Die besten digitalen Tools für ein erfolgreiches Hybrid-Meeting

Wenn Sie also ansprechende und produktive Hybrid-Workshops veranstalten möchten, dann lesen Sie weiter…

Hybrides Meeting mit Laptop
Hybrides Meeting mit Laptop

1. Was ist ein hybrides Meeting oder Workshop?

Ein Hybrid-Meeting oder -Workshop ist ein Meeting, an dem sowohl persönliche als auch Remote-Teilnehmer teilnehmen. Sie werden einige Leute bei sich im Raum haben und andere sich virtuell einwählen. 

Der Aufstieg des hybriden Arbeitsmodells

Es wird geschätzt, dass 9 von 10 Unternehmen nach der Pandemie ein – zu mindestens in Teilbereichen – hybrides Arbeitsmodell beibehalten werden. Das ist großartig für die Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeiter. 

Aber natürlich sind mit dem Hybridmodell auch einige Herausforderungen verbunden. 

Vielleicht sind die größten Fragezeichen das Mitarbeiterengagement und die Teamkultur. 

Wie stellen Sie sicher, dass sich alle Mitarbeiter engagiert und einbezogen fühlen, unabhängig davon, ob sie sich dafür entscheiden, vom Büro oder von zu Hause aus zu arbeiten? 

Dies ist besonders relevant, wenn es um hybride Meetings und Workshops geht. Sehen wir uns nun einige der spezifischen Herausforderungen an, die mit Hybrid-Workshops verbunden sind.

2. Was sind die größten Herausforderungen bei der Durchführung eines hybriden Meetings oder Workshops?

Bei der Durchführung eines Hybrid-Meetings oder -Workshops sind drei große Herausforderungen zu beachten:

Herausforderung Nr. 1: Schaffung eines ausgeglichenen Spielfelds

In einem Hybrid-Meeting kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass sich sowohl die Remote- als auch die persönlichen Teilnehmer gleichermaßen wertgeschätzt fühlen. 

Ohne die richtige Einrichtung fühlen sich Remote-Teilnehmer möglicherweise wie Außenseiter oder bloße Beobachter – oder als wäre ihr Beitrag weniger wichtig. Darauf sollten Sie bei der Planung Ihres Workshops achten.

Herausforderung Nr. 2: Technologieprobleme

Technologieprobleme treten nicht nur bei Hybrid-Meetings auf, aber sie können hier besonders nachteilig wahrgenommen werden. Dabei kommen wir auch wieder auf das vorherige Thema zurück, ein ausgeglichenes Spielfeld zu schaffen. Wenn Ihr technologisches Setup suboptimal ist, können Remote- Teilnehmer Schwierigkeiten haben, dem Workshop durchgehend zu folgen. 

Aber Technologieprobleme betreffen nicht nur Ihr Setup als Moderator. Wenn sich Remote-Teilnehmer mit einer schwachen Internetverbindung oder schlechten Kamera einwählen, kann es für die anwesenden Teilnehmer ebenfalls schwierig sein, dem Meeting zu folgen. 

Herausforderung Nr. 3: Alle Teilnehmer bei der Stange halten

Die ansprechendsten Meetings und Workshops sind diejenigen, die interaktiv sind und die Beteiligung der Teilnehmer maximieren, während die „Zuhörzeit“ auf ein Minimum reduziert wird. Dies wird besonders komplex, wenn Sie einige Personen im Raum haben, die körperlich an Aktivitäten teilnehmen können, und andere, die sich ausschließlich auf die Technologie verlassen. 

Es ist wichtig, Aktivitäten und Diskussionen zu planen, an denen sich alle Mitglieder beteiligen können, da sonst das Engagement der Teilnehmer sinkt. 

Nun schauen wir mal, wie Sie diese Herausforderungen meistern können.

3. Wie man ein erfolgreiches hybrides Meeting oder einen Workshop durchführt

Mit dem richtigen Setup, einer gut durchdachten Agenda und erstklassiger Moderation können Sie hybride Workshops durchführen, die ansprechend, produktiv und für alle angenehm sind. 

Und so stellen Sie sicher, dass Ihr Hybrid-Meeting reibungslos abläuft:

1. Betrachten Sie Ihr digitales Setup: Welche Software und Tools werden Sie verwenden?

Bei der Durchführung eines Hybrid-Workshops geht es darum, die Kluft zwischen den Personen im Raum und denen, die sich aus der Ferne einwählen, zu überbrücken. Der erste Schritt besteht darin, Ihr digitales Setup zu planen – dh die Plattformen, Tools oder Software, die Sie verwenden, um alle Teilnehmer des Meetings miteinander zu verbinden.

Dabei müssen Sie folgende Themen berücksichtigen:

  • Wie wählen sich die Remote-Teilnehmer ein? (z.B. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder andere)
  • Wenn Sie Ideen entwickeln/Brainstorming durchführen, wo und wie wird dies geschehen? (z.B. über ein virtuelles Whiteboarding-Tool wie Miro)
  • Wenn für Ihren Workshop zusätzliche Materialien erforderlich sind, wie werden diese sowohl den Remote- als auch den anwesenden Teilnehmern zur Verfügung gestellt? Beispielsweise können Sie eine PDF-Datei erstellen, die entweder ausgedruckt oder über den Computer aufgerufen werden kann.

Erstellen Sie zunächst eine Liste mit allen möglichen Tools oder digitalen Funktionen, die Sie möglicherweise benötigen. Führen Sie von dort aus Ihre Recherchen durch und grenzen Sie sie auf bestimmte Tools ein. In Abschnitt 4 stellen wir einige der besten digitalen Tools für Hybrid-Meetings vor. 

2. Betrachten Sie Ihr räumliches Setup: Wie optimieren Sie Ihren Besprechungsraum sowohl für anwesende als auch für Remote-Teilnehmer?

Sie sollten den Raum so gestalten, dass Remote-Teilnehmer so viel wie möglich sehen können. Aber wie können Sie sicherstellen, dass sie das Gefühl haben, im Raum zu sein? 

Im Idealfall haben diejenigen, die sich von anderswo einwählen, eine klare Sicht auf den Besprechungsraum und können alle persönlichen Teilnehmer sehen. Ebenso sollten alle Remote-Teilnehmer möglichst sichtbar und präsent sein (mehr dazu in Schritt 3). 

Einige Ideen für ein gutes Hybrid-Setup sind:

  • Ihre Hauptpräsentation auf einem großen Bildschirm in der Mitte zu haben, den jeder sehen kann (entweder über die Kamera oder direkt)
  • Platzieren Sie Webcams auf Stativen strategisch im Raum, um Remote-Teilnehmern eine gut Rundumsicht zu ermöglichen
  • Geben Sie Remote-Teilnehmern einen Platz am Tisch, mit einem bestimmten Bildschirm für jede Person, die sich einwählt

Die richtige physische Konfiguration kann einige Versuche und Irrtümer erfordern. Daher lohnt es sich, vorher ein paar verschiedene Setups auszuprobieren, um sicherzustellen, dass am Tag alles reibungslos läuft. 

3. Machen Sie Remote-Teilnehmer so physisch wie nur möglich anwesend

Sie könnten versucht sein, einfach einen zusätzlichen Laptop mitzubringen und alle Remote-Teilnehmer auf einem Bildschirm sichtbar zu machen. Aber indem Sie Ihre entfernten Teilnehmer physisch kleiner und weniger sichtbar machen, verwässern Sie ihre Präsenz im Workshop.

Wenn es der Platz zulässt, geben Sie jedem Remote-Teilnehmer einen eigenen Bildschirm und einen ausgewiesenen „Sitzplatz“. Wenn Sie also fünf Personen haben, die sich von zu Hause aus einwählen, benötigen Sie fünf zusätzliche Bildschirme, die um den Tisch „sitzen“. Wenn das nicht möglich ist, ziehen Sie zwei oder drei größere Bildschirme in Betracht. 

Je mehr Sichtbarkeit und physische Präsenz Sie Ihren Remote-Teilnehmern bieten, desto zusammenhängender wird sich Ihr Hybrid-Meeting anfühlen. 

4. Optimieren Sie Ihre Technologie und Hardware für eine nahtlose Kommunikation

Egal wie einfach oder fortschrittlich Ihr technologisches Setup ist, es muss für die Hybridumgebung optimiert werden. 

Am wichtigsten ist, dass Sie eine stabile Internetverbindung, eine gute Videoqualität und einen klaren Ton sicherstellen möchten. Wenn Sie persönlich anwesende Teilnehmer haben, die sich ein Video und ein Mikrofon teilen (z. B. über einen Laptop), stellen Sie sicher, dass alle weiterhin gehört und gesehen werden können. 

Abhängig von der Größe der Gruppe und dem Raum kann es sich lohnen, einen tragbaren Lautsprecher für Konferenzgespräche mitzubringen. 

Und wenn Sie das Budget und die Ressourcen haben, sollten Sie Ihr Setup wie folgt aktualisieren:

  • Bringen Sie zusätzliche (große) Bildschirme mit
  • Halten Sie einen WLAN-Booster bereit, wenn die Internetverbindung wahrscheinlich Probleme bereiten wird
  • Statten Sie Ihren Besprechungsraum mit hochwertigen Lautsprechern und Mikrofonen aus
  • Investieren Sie in hochauflösende Webcams (Sie könnten sogar KI-Webcams in Betracht ziehen, die verfolgen und zoomen können, wer spricht)

Schlechter Ton und verwackelte Videos gehören in die Ära der Fernarbeit Anfang 2020. Investieren Sie die zusätzliche Zeit und das Geld in die Aufrüstung Ihres technischen Setups – Ihre Workshop-Teilnehmer werden Ihnen ewig dankbar sein!

5. Planen Sie eine hybride Workshop-Agenda

Es mag selbstverständlich klingen, aber jedes Detail Ihrer Workshop-Agenda muss an die hybride Version des Workshops angepasst werden.

Denken Sie bei jedem Agendapunkt, den Sie planen, an Folgendes:

  1. Wie können hier Remote-Teilnehmer teilnehmen?
  2. Wie können persönlich anwesende Teilnehmer teilnehmen?
  3. Wo und wie werden die Ergebnisse oder Leistungen zusammengestellt und präsentiert? 

Wenn Sie beispielsweise die Leute bitten, in Paaren oder Dreiergruppen Ideen zu entwickeln, wie werden sie die Ideen festhalten? Werden Sie die Ideen aller auf ein virtuelles Whiteboard schreiben oder werden Sie echte Haftnotizen verwenden? Wie werden diese Ergebnisse nach dem Workshop zur Verfügung gestellt?

Ich verwende zum Beispiel gerne ein Miro-Board, das ich mit einem Beamer sichtbar für alle anwesenden Teilnehmer an die Wand werfe. So können beide Gruppen in Miro arbeiten, und sehen auch die gemeinsamen Ergebnisse.

Das ist aber nur eine Möglichkeit. Wenn man als Moderator einen weitgehend Laptop-freien Ansatz für persönlich anwesende Teilnehmer bevorzugt, dann kann man das mit etwas zusätzlichen Aufwand erreichen.

In diesem Fall müssen für alle Aktivitäten, die eine physische Aktion erfordern (z. B. auf einen Post-it-Zettel schreiben und ihn an eine Tafel kleben), einen „persönlichen Schreiber“ für die Remote-Teilnehmer zur Verfügung stellen. Dieser Schreib schreibt dann alles auf, was die Remote-Teilnehmer auf dem Miro-Board erfassen, und klebt die Post-its an die Tafel. 

Aber Achtung! Bei diesem Ansatz muss man darauf achten , dass sich die Remote-Teilnehmer nicht machtlos fühlen. 

Wie bei jedem Workshop lohnt es sich, einige Eisbrecher einzubauen. Denken Sie sich einfache Aktivitäten aus, die jeder machen kann, unabhängig davon, wie er am Workshop teilnimmt – zum Beispiel alle dazu bringen, etwas zu zeichnen und hochzuhalten oder ein Foto von etwas zu machen, das mit einem bestimmten Buchstaben beginnt. 

Bei sorgfältiger Planung können Sie so ziemlich jede Workshop-Agenda an die hybride Umgebung anpassen. Der Schlüssel liegt darin, jedes kleinste Detail zu planen und dabei immer die gleiche Frage im Hinterkopf zu behalten: Wie kann ich diese Übung für Remote-Teilnehmer genauso ansprechend gestalten wie für die, die sich im Raum befinden?

Und denken Sie an die goldene Moderationsregel: Das Geheimnis der Durchführung ansprechender Workshops besteht darin, auszugleichen, wie viel Zeit die Teilnehmer mit Übungen verbringen und wie viel Zeit sie im „Zuhörmodus“ verbringen. Es ist wichtig, letztere so weit wie möglich zu reduzieren – unabhängig davon, ob Ihre Werkstatt hybrid, vollständig remote oder vollständig persönlich ist. 

6. Seien Sie sich über die Struktur des Workshops im Klaren (und kommunizieren Sie dies im Voraus)

Das hybride Workshop-Modell ist noch relativ neu, und Ihre Teilnehmer sind möglicherweise unsicher, was sie erwartet. Sobald Sie sich über die gesamte physische und digitale Logistik im Klaren sind, ist es wichtig, diese im Voraus mit der Gruppe zu teilen.

Sie müssen nicht die gesamte Agenda preisgeben, aber eine kurze E-Mail vor dem Workshop reicht aus. 

Zum Beispiel:

Liebe Teilnehmer,

ich hoffe, ihr freut euch auf unseren Workshop nächste Woche! Hier sind einige Informationen darüber, wie es funktionieren wird. 

Wenn Sie aus der Ferne teilnehmen, wählen Sie sich bitte über Microsoft Teams ein und halten Sie Ihr Video/Ihre Webcam bereit. Jeder Remote-Teilnehmer wird über einen dedizierten Desktop-Bildschirm sichtbar sein, sodass Sie praktisch mit uns an einem Tisch sitzen 😊 Wir werden auch einige zusätzliche Webcams und Mikrofone im Raum aufstellen, damit wir alle einander glasklar sehen und hören können . 

Die Workshop-Präsentation wird über den Projektordner zugänglich sein und an einen großen Bildschirm an der Vorderseite des Raums für jeder sichtbar zu sehen sein. 

Ich habe ein paar Aktivitäten geplant, die Stift und Papier erfordern. Daher wäre es großartig, wenn Sie als Remote-Teilnehmer an diesem Tag alles zur Hand haben könnten. Eine Übung enthält ein PDF, das Sie per E-Mail oder als Ausdruck erhalten, je nachdem, wo Sie sich gerade befinden.

Nach dem Workshop sammle ich alle Notizen, Ideen und Ergebnisse in einer Präsentation und teile sie per E-Mail mit der Gruppe. 

Wir sind bereit! Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben.

Liebe Grüße,

Thomas

Das trägt dazu bei, die Teilnehmer zu beruhigen und sicherzustellen, dass alle für den Tag richtig vorbereitet sind. 

7. Machen Sie einen Probelauf

Wenn dies Ihr erstes Hybrid-Workshop ist – oder Sie zum ersten Mal ein bestimmtes Hybrid-Setup ausprobieren – machen Sie einen Probelauf. 

Ihr Erfolg hängt vor allem davon ab, dass sich alle Teilnehmer gut sehen und hören können. Sobald Sie den Raum mit allen notwendigen Geräten eingerichtet haben, machen Sie eine Probe mit einigen Personen im Raum und ein paar Personen, die sich einwählen.

Es nimmt einige Zeit in Anspruch, aber ist so wichtig. Ein kleiner technischer Schluckauf könnte den gesamten Workshop stören oder Ihre Remote-Teilnehmer versehentlich ausschließen. Machen Sie Ihre Hausaufgaben im Voraus und stellen Sie sicher, dass Ihr Setup fehlerfrei ist. 

8. Nutzen Sie die Kraft der Musik, um allen ein umfassendes, zusammenhängendes Erlebnis zu bieten

Musik kann Stimmung schaffen und vor allem Menschen zusammenbringen. Es hilft, ein immersives Erlebnis zu schaffen und kann, je nach gewünschter Stimmung, dazu beitragen, Ihre Teilnehmer zu entspannen, ihnen Energie zu geben und diese kreativen Säfte zum Fließen zu bringen.

Viele Menschen vergessen die Kraft der Musik, besonders wenn es darum geht, Hybrid- oder Remote-Workshops durchzuführen. Aber gerade im hybriden Umfeld ist Musik eine weitere Möglichkeit, Menschen zusammenzubringen. Es simuliert eine zusammenhängende Umgebung, in der alle ein ähnliches Erlebnis genießen, unabhängig davon, ob sie sich im Raum befinden oder sich aus der Ferne einwählen. 

Also: Halten Sie Ihre Playlist bereit und sorgen Sie dafür, dass sie für alle Teilnehmer zugänglich und hörbar ist.

9. Werden Sie ein hybrider Moderator

Die besten Moderatoren planen nicht nur tolle Workshops; Sie sind auch in der Lage, den Raum zu lesen und sich entsprechend anzupassen. 

In einem Hybrid-Meeting müssen Sie darauf achten, dass sowohl für Remote- als auch für persönlich anwesenden Teilnehmer ein ausgeglichenes Spielfeld besteht. Wenn Sie bemerken, dass entfernte Teilnehmer weniger engagiert sind oder nicht so viel sprechen, bemühen Sie sich, sie einzubeziehen. 

Wenn Sie von Personen verlangen, dass sie sich in Gruppen aufteilen, trennen Sie Remote- und persönliche Teilnehmer nicht automatisch. Hybride Workshops rufen nach hybriden Gruppen! 

Achten Sie gleichzeitig auf technische Probleme, die das Remote-Erlebnis beeinträchtigen könnten. Können Ihre entfernten Teilnehmer so klar sehen und hören wie die im Raum? Und, ebenso wichtig: Kann man sie sehen und hören? 

Alles, was Sie darüber wissen, ein guter Moderator zu sein, gilt nach wie vor – stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Remote-Teilnehmer genauso involviert und engagiert sind wie diejenigen, die persönlich teilnehmen.

4. Die besten digitalen Tools für ein erfolgreiches Hybrid-Meeting

Wie Sie sich vorstellen können, gibt es einige großartige Tools und Softwarelösungen, mit denen Sie einen perfekten Hybrid-Workshop leiten können. 

Zu meinen Lieblingstools gehören:

  • Miro : Ein kollaboratives Online-Whiteboard mit integrierten Videokonferenz-Tools, Musik, virtuellen Haftnotizen und der sehr coolen Stickies Capture-Funktion, mit der Sie handschriftliche Haftnotizen digitalisieren können. 
  • Butter : Ein weiteres virtuelles Kollaborationstool, das auch in der Hybridumgebung gut funktioniert. Butter hat eine Menge nützlicher Funktionen wie eine zeitgesteuerte Agenda, anpassbare Breakouts, eine Kommentar- und Fragefunktion, Whiteboards und Umfragen.
  • Smart Gallery von Zoom Rooms: Smart Gallery ist eine Funktion von Zoom Rooms, bei der mehrere Video-Feeds aus dem Konferenzraum eingeblendet werden. Dadurch können die Zoom Room-Kameras stärker auf Teilnehmergruppen fokussiert werden und diese Personen für entfernte Teilnehmer deutlicher anzeigen. Dadurch soll das persönliche Meeting-Erlebnis auf für die Remite-Teilnehmer verbessert werden.
  • Microsoft Teams Rooms : Eine Besprechungsraumlösung, die darauf abzielt, die Lücke zwischen denen, die remote arbeiten, und denen im Büro zu schließen. Rooms verspricht hochwertige Video- und Audioqualität, inklusive Videolayouts, intelligente Lautsprecher, kollaboratives Whiteboard und intelligente Inhaltserfassung mit KI.

Dies sind nur einige Tools, die Sie für Ihre Hybrid-Workshop in Betracht ziehen könnten. Abhängig von der Agenda und den Aktivitäten, die Sie geplant haben, benötigen Sie möglicherweise nur eine gute Videokonferenzsoftware, Google Slides oder Powerpoint und einige robuste Audio- und Videogeräte. 

Ich wünsche Ihnen jedenfalls viel Erfolg bei der Durchführung Ihres hybriden Meetings oder Workshop.